缺失或填写错误的 W-9 表格会导致付款延迟，并可能触发 24% 的备用预扣税。 如果您是自由职业者、承包商或雇佣他们的小型企业，正确填写这份单页表格可以节省时间、减轻压力并节省金钱。大多数人在了解每一行的含义后，都可以在 5 分钟内完成填写。
W-9 表格无需提交给美国国税局 (IRS)，而是提供给索取方，以便他们正确申报您的收入。您需要填写您的法定姓名、税务分类以及社会安全号码 (SSN) 或雇主识别号码 (EIN)。2025 年，W-9 表格的最新版本仍为 2024 年 3 月修订版，付款方也使用该版本进行 1099 表格申报。请参阅官方概述。 关于 W-9 表格。 （irs.gov)
立即完成这件事： 打印、输入或电子签名您的 W-9 表格，然后保存一个安全的 PDF 文件，以便您可以将其重复用于未来的客户。
开始之前：2025 年 W-9 表格是什么（以及不是什么）
AW-9 仅用于验证您的身份和税务状况，不作其他用途。 客户通过这种方式收集您的纳税人识别号，用于 1099 表格申报，并确定是否适用备用预扣税。
您无需向美国国税局 (IRS) 提交 W-9 表格，它也不是账单或合同。它只是用于辅助准确地进行 1099-NEC 申报，并有助于防止…… 备用预扣税 通过确认您的税号。
如需填写当前版本，请使用官方 PDF 文件。 W-9 表格（2024 年 3 月修订版）。 （irs.gov)
哪些人需要W-9表格：自由职业者、独立承包商和有限责任公司
如果你以非雇员身份领取报酬，你会被要求提供 W-9 表格。 设计师、作家、网约车司机、顾问和其他独立工作者通常会在收到第一笔款项之前提供它。
小型企业会向美国供应商索取 W-9 表格，以便在年底发放 1099-NEC 表格。妥善保存准确的 W-9 表格可以减少罚款和税号不匹配通知。
有关美国国税局承包商入职的基本要求，请参阅 独立承包商的表格和税务.
2025 年，W-9 表格上应该使用 SSN 还是 EIN？
如果您是独资经营者且没有雇主识别号 (EIN)，请使用社会安全号码 (SSN)；如果您有或想要一个企业识别号，请使用雇主识别号 (EIN)。 许多独立创业者选择使用雇主识别号码 (EIN) 来避免广泛分享他们的社会安全号码 (SSN)。
在线申请EIN（雇主识别号码）是免费且即时的。如果您成立了有限责任公司 (LLC) 或雇佣了承包商，那么EIN可能对您有所帮助。 EIN 对于银行和表格来说，这是一个明智之举。只需确保发票和 W-9 表格上的记录保持一致即可。
直接通过美国国税局申请——无需任何费用 获取雇主识别号 (EIN).
有限责任公司 (LLC) 的 W-9 表格：单成员与多成员表格以及如何选择正确的方框
单一成员有限责任公司通常会在第 1 行列出所有者的姓名，并勾选所有者的税务分类，而不是“LLC”。 如果忽略有限责任公司，则在第 1 行填写所有者姓名，在第 2 行填写有限责任公司名称。
多成员有限责任公司通常勾选“LLC”并输入税务分类（C、S 或 P）。如果您是向另一家合伙实体提供 W-9 表格的转嫁实体，则新增的第 3b 行会指示是否存在间接外国所有者。
美国国税局在2024年澄清了这些要点；请参阅官方文件。 W-9 表格申请者的说明。 （irs.gov)
2025 年 W-9 表格逐项填写说明：姓名、公司名称和联邦税务分类
将第 1 行与您要输入的税号 (TIN) 进行匹配。 如果您输入的是社会安全号码 (SSN)，则第一行应填写您的个人法定姓名。如果您输入的是雇主识别号码 (EIN)，则第一行应填写该实体的法定名称。请将商号填写在第二行。
第 3a 行是您的联邦税务分类（个人/独资经营者、C 型公司、S 型公司、合伙企业、信托/遗产或具有 C/S/P 代码的有限责任公司）。第 3b 行适用于报告间接外国所有者的转嫁实体。第 4 行涵盖“免税收款人”和“FATCA”代码——大多数自由职业者会将其留空。
第 5-6 行是您的邮寄地址。第一部分是您的社会安全号码 (SSN) 或雇主识别号码 (EIN)。第二部分是您的签名，证明您的纳税人识别号码 (TIN) 有效，并且您不受以下限制： 备用预扣税 （除非另有通知）。
要查看确切的字段标签和 2025 年使用的最新修订版本，请打开官方网站。 W-9 表格 PDF。 （irs.gov)
防止匹配错误的一个简单示例
如果“Alex Rivera”经营“Rivera Design LLC（忽略不计）”，则第 1 行填写 Alex Rivera，第 2 行填写 Rivera Design LLC，第 3a 行填写“个人/独资经营者”，且第一部分使用 Alex 的社会安全号码（除非 Alex 使用个人雇主识别号码）。客户的 1099-NEC 表格上将显示 Alex Rivera。
税号输入：如何正确无误地输入您的社会安全号码或雇主识别号码
请仅输入一个 TIN（社会保障号码或雇主识别号码），格式用短横线表示（XXX‑XX‑XXXX 或 XX‑XXXXXXX）。 第 1 行的姓名必须与该纳税人识别号 (TIN) 的美国国税局 (IRS) 记录相符。
如果您更改了名称或实体类型，请先更新美国国税局 (IRS) 的信息，然后再提交更新后的 W-9 表格，以确保付款方的税号匹配无误。请妥善保管您已提交的 W-9 表格副本。
W-9 表格上的备用预扣税：它是什么，何时适用，以及如何避免
备用预扣税款是从您的付款中固定扣除 24%。 如果您未提供正确的纳税人识别号 (TIN)，或者美国国税局 (IRS) 发现您少报了利息/股息收入，则该限制将一直有效，直到您解决问题或 IRS 解除限制为止。
为避免这种情况，请在收到付款前提交完整的 W-9 表格，并确保表格第一行的姓名与您在国税局登记的社会安全号码/雇主识别号码 (SSN/EIN) 记录一致。如果您收到“B 通知”，请尽快按照说明操作。
请访问美国国税局 (IRS) 网站，了解何时适用 24% 的税率。 备用预扣税。 （irs.gov)
真实案例
一名摄像师在第一行填写了有限责任公司的名称，但却使用了个人社保号码。1099 表格的税号匹配失败，因此款项被扣留了 24%，直到提交更正后的 W-9 表格为止。
地址、豁免和 FATCA：哪些需要填写，哪些可以留空
请使用您接收税务表格的邮寄地址。 如果您搬家，请向索取表格的机构发送更新后的 W-9 表格。
大多数美国自由职业者会将豁免部分留空。FATCA 代码通常不适用于典型的美国国内供应商付款；该项适用于在美国境外开设的某些账户。
有关代码定义及其适用情况，请参阅 W-9 表格申请者的说明.
如何进行 W-9 表格的电子签名和提交：在线填写 W-9 表格和电子签名技巧
如果系统能够验证身份并根据伪证处罚规定获取电子签名，则允许使用电子 W-9 表格。 您的请求方可能会提供一个安全门户供您填写和签署。
如果您要通过电子邮件发送 W-9 表格，请发送受密码保护的 PDF 文件，并通过其他渠道分享密码。尽可能选择安全门户网站以降低风险。
请求者必须遵守美国国税局关于电子版 W-9 表格收集的规定——请查看“电子提交 W-9 表格”部分。 W-9 表格申请者须知。 （irs.gov)
什么才算电子签名？
当系统验证签名者身份并记录访问信息，且认证文本与纸质表格相符时，打印的姓名、复选框或手绘签名均可视为合格。
安全最佳实践：安全地与客户和平台共享您的 W-9 表格
请像对待现金一样妥善保管您的社会安全号码/雇主识别号码——仅通过安全渠道分享。 使用密码保护的PDF文件、加密的云链接或客户门户网站。避免以纯文本电子邮件或聊天方式发送税号。
限制可访问已存储 W-9 表格的人员，在存储应用上启用多因素身份验证 (MFA)，并清除旧副本。简单的数据处理策略可防止意外泄露，并保持客户的高度信任。
如需了解实用且通俗易懂的数据安全保护措施，请遵循美国联邦贸易委员会的指南： 保护个人信息：企业指南.
1099 表格申报中常见的 W-9 表格错误（及快速解决方法）
大多数错误是由于姓名/税号不匹配或错误的税务分类造成的。 第 1 行与 TIN 格式匹配，如果您使用的是 SSN，则不要将您的 DBA 列为第 1 行。
如果付款方收到 CP2100“B 通知”，则必须索取新的 W-9 表格。尽快解决以避免出现问题。 备用预扣税 关于未来的付款。
付款人和簿记员可以使用美国国税局的 2025 年版工具来发现和防止错误。 特定信息申报的一般说明。 （irs.gov)
新有限责任公司所有者和兼职人员的 W-9 表格：首次设立清单
如果你成立了有限责任公司，请在填写 W-9 表格之前决定如何对其征税。 不予考虑的单一成员有限责任公司通常会将所有者的姓名放在第 1 行，并检查所有者的税务状况。
得到 EIN 如果您希望保护您的社会安全号码 (SSN) 隐私，或者您的银行或平台要求提供该号码，请将您的 W-9 表格、雇主识别号码 (EIN) 证明信和运营协议保存在安全的文件夹中。
美国国税局概况： 单一成员有限责任公司。 （irs.gov)
小型企业主和招聘经理的 W-9 表格：收集、存储和合规性
在首次付款前收集 W-9 表格，并在供应商记录中核实详细信息。 规范命名（精确到第 1 行），并在内部视图中屏蔽 TIN。
如果符合电子申报要求，请进行 1099 表格的电子申报，并使用基于角色的权限和多因素身份验证 (MFA) 来限制对已存储的 W-9 表格的访问。W-9 表格至少保留四年。
要免费申报 1099 表格并保持井然有序，请使用 IRS 的 IRIS 门户网站： 使用 IRIS 进行 1099 表格的电子申报请注意2025年生效的10份申报表电子申报门槛。irs.gov)
时间紧迫？ 预留一小时收集 W-9 表格，核实姓名/TIN 格式，并设置日历提醒，以便于 1 月 31 日提交 1099-NEC 表格。
提交 W-9 表格后会发生什么：1099-NEC 表格、付款和年终步骤
如果付款达到报告门槛，您的 W-9 信息将转入 1099-NEC 表格。 大多数付款方会在 1 月 31 日前为上一年度的非雇员补偿发放 1099-NEC 表格。
请仔细核对您的 1099-NEC 表格，确认姓名和税号准确无误，并妥善保管。如有任何错误，请索取更正后的表格。
请查看官方时间和基本信息 关于 1099-NEC 表格。 （irs.gov)
总结及后续步骤：几分钟内即可获得完整的 W-9 表格（下载、填写、电子签名）
当您将第 1 行与您的 TIN 匹配并选择正确的税务分类时，您可以快速完成 W-9 表格。 保存安全的PDF文件，并将其重复用于新客户，以加快客户入职流程。
确认您是否会使用 社会安全号码 (SSN) 或雇主识别号 (EIN)如果适用，请选择合适的有限责任公司（LLC）处理方式，并签署文件时需承担作伪证的法律责任。仅通过安全渠道分享。
点击此处下载官方表格： W-9 表格（2024 年 3 月修订版）PDF然后向请求者发送一份干净的、加密的副本，并保留您自己的安全版本作为记录。
常见问题
我需要向美国国税局提交W-9表格吗？ 不，你应该把表格交给索取者。AW-9 表格是信息索取表，用于确保你的付款方能够正确地填写 1099 表格。你自己保留一份副本，如果信息有变，请及时更新。
我应该用社会安全号码 (SSN) 还是申请雇主识别号码 (EIN) 来填写 W-9 表格？ 如果没有雇主识别号码 (EIN)，请使用社会安全号码 (SSN)； 如果您需要企业识别码，或者出于银行、平台或隐私保护等目的需要企业识别码，可以免费申请一个。请确保您的记录与您选择的号码保持一致。
如果我的姓名和税号不符怎么办？ 你很可能面临备用金扣留。 在错误信息纠正之前，请提交更正后的 W-9 表格。如果您收到“B 通知”，请立即按照其指示操作，以停止对未来付款的预扣税款。
第 4 行的“FATCA 豁免”是什么意思？ 大多数美国承包商都将此栏留空。 FATCA 代码适用于在美国境外设立的某些实体和账户，而不是典型的国内供应商付款。
我可以电子签名W-9表格吗？ 是的，如果系统验证了你的身份并记录了伪证陈述。 许多客户门户网站支持符合规定的电子签名 W-9 表格，并带有审计跟踪；否则，请使用受密码保护的 PDF 文件，并通过其他渠道共享密码。
